Vous n’avez pas besoin de faire un entretien préalable pour sanctionner un salarié par un avertissement.

L'avertissement consiste à mettre en garde le salarié afin qu'il ne reproduise plus des agissements que vous considérez fautifs. En principe, un avertissement n'a aucune incidence, immédiate ou non, sur la présence du salarié dans l'entreprise, sur sa fonction, sa carrière ou sa rémunération. Ainsi, sauf exceptions, vous pouvez adresser un avertissement par simple notification écrite, sans entretien préalable. En effet, l’article L.1332-2 du code du travail prévoit bien « Lorsque l'employeur envisage de prendre une sanction, il convoque le salarié en lui précisant l'objet de la convocation, sauf si la sanction envisagée est un avertissement ou une sanction de même nature n'ayant pas d'incidence, immédiate ou non, sur la présence dans l'entreprise, la fonction, la carrière ou la rémunération du salarié. »

Il n'y a pas de liste légale de fautes pouvant faire l’objet d'un avertissement. Ce qui importe, c'est que la sanction soit proportionnée par rapport à la faute. Il est aussi important que le salarié comprenne pourquoi il est sanctionné de la sorte. Il est donc conseillé d'en discuter avec lui avant de lui notifier un avertissement. Par exemple, si un salarié est souvent en retard et qu'un rappel à l'ordre verbal n'y a pas mis un terme, des retards qui ont déjà faits l'objet de rappel à l'ordre verbal peuvent justifier un avertissement. 

Pour notifier la sanction, l'employeur doit adresser une lettre d’avertissement au salarié soit par lettre recommandée avec accusé de réception ou lettre remise en main propre contre décharge. Une lettre d'avertissement à un salarié doit obligatoirement contenir par écrit les griefs que l'employeur reproche au salarié. Il s'agit donc d’une liste des motifs qui justifient la sanction, et il est conseillé de détailler au maximum les faits reprochés : leur nature, la date, les lieux, les témoins éventuels, etc.